Tekniske tiltak som slokke- og varslingsanlegg har mindre verdi uten organisatoriske tiltak for bruk og vedlikehold, beredskapsplaner, opplæring og øvelser.
Kjeldsberg Eiendomsforvaltning i Trondheim er en totalleverandør innen utvikling, forvaltning og drift av eiendom over hele landet. For håndtering av det organisatoriske brannvernet benytter de stort sett digitale verktøy. Hensikten er å gi en tilrettelagt brannvernopplæring og gjennomgang med kunden.
– Vi kartlegger situasjonen og kommer med forslag til tiltak og forbedringspunkter for hvordan arbeidet kan organiseres. Kunden oppfordres til å gjennomføre risikovurdering av egen virksomhet dersom dette ikke foreligger, forteller brann- og sikkerhetsleder Glenn Karlgård.
Individuelt tilpasset
Opplæringen tilpasses objektet, og består av både teoretisk gjennomgang og fysisk befaring i bygget med brukeren.
– Vi oppfordrer alle ansatte til å engasjere seg i brannvernarbeidet. Det er ikke alltid brannvernansvarlig er til stede på jobb, derfor bør alle gjøre seg kjent med rutiner og instrukser ved uønskede hendelser. Her ser vi at det svikter litt hos enkelte når det kommer til deling av informasjon internt hos brukeren, forteller han.
Brannvesenet kan også benytte fysiske tiltakskort for den etasjen de befinner seg i.
– Vi opplever at eiere og brukere utrykker at de føler seg tryggere etter denne type gjennomgang av objektet, sier Karlgård.
Han har selv gjennomført opplæringsrunder med brannvesenet for å gi innsatspersonell en bedre forståelse av hvordan brannstrategien er tiltenkt i objektet.
– Det å gi brannvesen og brannvernansvarlige en slik gjennomgang gjør at det forebyggende arbeidet kan bidra til å begrense skadeomfanget, sier han.
Digitale verktøy gjør det enklere for eier og bruker å ha kontroll med objektet:
- Egenkontroller og sjekklister med ansvarsfordeling
- Tegninger og brannteknisk dokumentasjon
- Utarbeide SJA/Sikker jobbanalyse
- Tiltakskort og tegninger ved evakuering
- Internkontroll
Teoretiske øvelser
For eiendomsbesittere og -forvaltere med varierte leieforhold er det enklere å delegere oppgaver når det opereres med betegnelser som brannvernleder, brannvernansvarlig, etasjeansvarlig, evakueringsansvarlig og så videre.
– I møte med forebyggende avdeling fra brannvesenet har dette ingen betydning, siden de forholder seg til eier. Men for organisatorisk brannvernarbeid i objektet er dette nyttige begreper som bør videreføres, understreker Karlgård.
De to siste årene har Kjeldsberg gjennomført teoretiske øvelser med leietakere og brukere for å kunne dokumentere årlig øvelse ovenfor brannvesenet ved eventuelt tilsyn.
– Det er benyttet ulike metoder for å kunne dokumentere at bruker er kjent med sine plikter til brannforebygging og HMS-arbeid. Metodene vi har brukt er gjennomført ut fra størrelse på bygget, antall brukere, kompleksitet og risikofaktorer, tidligere opplæring av brukere, tilgjengelig dokumentasjon og så videre. Virksomheten skal ha rutiner og overvåkning for elektroniske og mekaniske installasjoner som kan øke risikoen for uønskede hendelser, forklarer han.
Endringer som gjør at brannvernansvarlig/bruker har hjemmekontor eller møter på jobb sporadisk kan få konsekvenser for sikkerhetsarbeidet.
– Vi har derfor også tilbudt og gjennomført brannvernrunder og tilsyn i lokaler som står tomme, forteller Karlgård.
Oppdatert handlingsplan
Lisa Victoria Wilhelmsen er KHMS-sjef i Hillevåg Elektro-Diesel (HED), en familieeid maskinforretning som selger, leier ut og vedlikeholder maskiner og utstyr til bygg og anlegg, industri og offshorebransjen. Hovedkontoret ligger i Stavanger, men selskapet har også filialer i Skien, Karmøy og Kristiansand. Wilhelmsen er KHMS-sjef for hele HED-gruppen, men kun brannvernleder for hovedkontoret, de andre avdelingene har sine lokale brannvernledere.
– Min første oppgave da jeg ble ansatt her for snart 12 år siden var å få på plass brannvernsystemer. I samarbeid med en kollega gikk jeg systematisk gjennom alle krav og forskrifter, og laget deretter en brannsikringsbok. Siden har vi hatt tilsyn fra brannvesenet hvert fjerde år, i stedet for årlig som tidligere, ettersom vi er definert som et særskilt brannobjekt, forteller hun.
Handlingsplanen inneholder blant annet oversikt over brannøvelser, brannvernrunder, brannteknisk vedlikehold fra leverandør, test av brannluker, brannrapporter og så videre.
– Handlingsplanen oppdateres hvert år, og jeg følger den slavisk. Det hjelper lite med tekniske tiltak som brannslokkingsutstyr hvis ingen har ansvar for ettersyn, eller de ansatte ikke vet hvordan utstyret skal brukes. Når de organisatoriske tiltakene er på plass flyter alt veldig godt også for de tekniske – de går hånd i hånd, sier hun.
Luker ut utfordringer
Brannøvelser er en sentral del av de organisatoriske tiltakene i HED.
– De er viktige for at alle skal vite hva de skal gjøre hvis det oppstår en situasjon. Det kan oppstå utfordringer vi ikke hadde sett for oss, derfor er det helt avgjørende at vi har øvd på forhånd, sier Wilhelmsen. Hun varsler aldri om brannøvelsene.
– Jeg vil se de ansattes respons når alarmen går. Vi har blant annet opplevd at ansatte som var på toalettet ikke hørte alarmen, og fikk utbedret det, forteller hun.
En tydelig ansvarfordeling er svært viktig, mener Wilhelmsen.
– Eier av bygget er blant annet ansvarlig for brannsikkerheten, at det elektriske anlegget fungerer og at brannvernutstyret er i orden. Samtidig er det viktig at lokaler som leies ut er tilpasset brukers virksomhet, sier hun.
HED er en familiebedrift, og tidligere daglig leder eier bygget hvor hovedkontoret holder til.
– Det er absolutt en fordel, ikke minst fordi vi også har et mekanisk verksted. Der er det flere utfordringen knyttet til brannsikkerheten enn i et kontorlokale, sier Lisa Victoria Wilhelmsen.
