Organisatoriske tilpasninger

De aller fleste av oss vil nok tenke at de har organisatoriske tiltak på sin arbeidsplass. At det finnes et system som definerer rollene og hvem som gjør hva dersom det for eksempel skulle bli en brann og vi må evakuere. Erfaring fra gjennomføring av øvelser ute i virksomheter gir et litt annet bilde. Vi har en god grunnmur for organisatoriske tiltak, men vi mangler utvikling og vedlikehold på lik linje som vi gjør med de tekniske tiltakene.

Risikovurdering

Vi må bli like gode til å vurdere risiko knyttet til organisatoriske forhold som de tekniske. Det krever kanskje enda mer av oss. For et brannalarmanlegg, sprinkelanlegget, håndslokkerne og alle de andre tekniske tiltakene kommer med en FDV-dokumentasjon. Den er avgjørende for at de tekniske forutsetningene skal være på plass, altså en oppskrift på når og hvordan du skal utføre kontroll, ettersyn og vedlikehold. Du som ansvarlig for brannvernet kan altså bare plassere det rett inn i det systematiske sikkerhetsarbeidet ditt, uten å gjøre noe annet enn kanskje noen små lokale justeringer. Sånn er det ikke med de organisatoriske til­takene. Her må virksomheten og de som har ansvaret for brannvernet gjøre mange vurderinger og de må samtidig sette kriteriene for hva som er godt nok. Hva er risikoen i vår virksomhet og hva har vi gjort for å redusere den? Risikoanalyse gjøres, men ofte er det de tekniske tiltakene som er grundig beskrevet, der kan vi hente mye fra FDV-dokumentasjonen og fra brannrådgiverne som var inne å gjorde vurderinger på alle de brann­skillende konstruksjonene.

Vi må vite hvordan menneskene som oppholder seg i bygget skal håndtere situasjoner som kan oppstå. Det organisatoriske må deles opp i to retninger. Det forebyggende, altså hvordan vi skal hindre en brann i å starte og det begrensende, det som skal sørge for at brannen forblir så liten som mulig til den slukker. Risikoanalysen er en overordnet faktor for valg av riktig innhold i retningene.

Avgjør kvaliteten

Risikoanalysen vil være avgjørende for hvor godt brannvern virksomheten har. Regelverket legger vekt på at bedriften selv er ansvarlig for brannvernet og er den som kjenner de stedlige forholdene best. Derfor er dette også den mest krevende oppgaven. Her må det være kompetanse for å kunne se og vurdere eksisterende farer. Så må det bli opptil virksomheten å vurdere om man har kompetansen som trengs eller om hele eller deler av den må kjøpes. Hvordan skal vi organisere brannvernet for å håndtere mulige hendelser som kan oppstå? Og kan vi redusere sannsynligheten for hendelsen vil oppstå? Dette er spørsmål som krever svar. Handlingsplanen som opprettes med bakgrunn i farene vi avdekket i risikoanalysen vil gi oss føringene på hva vi må organisere. For eksempel vet vi at påtente branner forekommer på skoler.

Da må vi først redusere sannsynligheten for at brannen oppstår. Fra eksempelet fra skole med påtent brann vil det være normalt å plassere søppel­containere vekk fra bygningen slik at det bli mindre attraktivt å tenne på. Det kan innføres jevnlig tømming av papp- og papirbeholderne inne på skolen og så videre. Derimot er kanskje ikke denne faren så høy i et kontorbygg, her er det kanskje andre tiltak som er viktigere for å forebygge brann, som for eksempel at det ikke er lov å bruke stearin­lys, støpsel til kaffetraktere, vannkokere er trukket ut eller har tidsur, og kanskje det etableres egne ladepunkter og brannceller der hvor det skal lades elsykler og sparkesykler.

Begrense

Om brannen allikevel skulle oppstå, fordi en elev tenner på en søppelbøtte i et tomt klasserom eller en dorull i vasken eller lignende, må vi ha organisert oss slik at vi sørger for at denne skolen får elever, ansatte og besøkende trygt i sikkerhet.

På lik linje med kontorbygg, helseinstitusjoner og barnehager, øver skoler også på de «beste» tidspunktene. Vi legger øvelsene til et passende tidspunkt, slik at flest kan være med, fordi da får alle deltatt på brannøvelsen. Da har vi også størst sannsynlighet for å lykkes, men er det realistisk? Det blir ikke øvd når det kun er to nattevakter på jobb. De øver når det er avdelingsmøte for da får alle vært med. Det samme på skolene, de øver når alle er i klasserommene. Hva skjer om en brann oppstår fem minutter før det ringer inn, når de er i gangene, på vei opp fra SFO og lærerne fortsatt er på sine kontor. Eller hvem tar ansvaret når de to som er etasjevakt jobber hjemmefra, eller har gått for dagen? Dette må vi planlegge og øve på!

Oversikt over ressurser

Når vi utarbeider planene for de ulike hendelsen kom kan oppstå og hvordan vi skal håndtere dem er det viktig at vi også tenker på når de kan oppstå og hvilke ressurser som er tilgjengelig da. Mange kontorer har hatt en ordning med etasjevaker. Faste personer som er tildelt en rolle og som er øvet i den, men i en hybrid hverdag, med stadig mer fleksible arbeidstider og økt bruk av hjemmekontor gjør at denne fordelingen rett og slett er utdatert. Vi kan ikke ha fem, seks, kanskje sju reserver til etasjevakten, det har vi rett og slett ikke tid til i en tidskritisk fase som evakuering er. Vi kan heller ikke basere oss på at det læreren som til enhver tid kan ta ansvar for alle sine elever ved en evakuering. Det vil være avhengig av når der skjer. Vi må organisere oss tilpasset dagens arbeidssituasjon. Hver enkelt virksomhet må vurdere hvilken løsning passer best hos seg, og det kan godt være man må ha flere systemer ut ifra når eller hvor det skjer.

Nøkkelen til suksess er å jobbe systematisk, hele tiden. Organisatoriske tiltak må bli like viktig å følge opp som de tekniske tiltakene. Kartlegg behovet, finn farene igjennom risikoanalysen og vurder dem. Finn så den metoden som er best basert på den informasjonen du har om faren og iverksett tiltakene.